Legislativa
Veškeré činnosti spojené s archivací dokumentů, jejich přijímání, třídění a samotná archivace probíhá v souladu s příslušnými platnými právními předpisy, které upravují činnost archivní a spisové služby a archivaci. Jedná se o Zákon č. 499/2004 Sb o archivnictví a spisové službě v platném znění, vyhlášky č.191/2009 Sb. a navazující vyhlášky č.192/2009 Sb., kterými se řídí ustanovení zákona o archivní a spisové službě. Se svěřenými dokumenty je nakládáno dle výše uvedených právních předpisů a je pečlivě sledována doba uložení a skartace příslušným oblastním archivem.
Provozní řád
Úvodní ustanovení
Spisovna je účelové zařízení, které slouží k ukládání
dokumentů organizací, které jsou rušeny nebo nemohou o dokumenty řádně pečovat
po dobu určenou skartační lhůtou. Vlastním úkolem Spisovny je přejímání těchto
dokumentů, jejich evidence, ukládání, zapůjčování k nahlédnutí a provádění
skartačního řízení.
Za personální obsazení Spisovny a zajištění její činnosti po stránce finanční,
materiálně technické a investiční odpovídá vedení organizace.
Přejímání dokumentů do Spisovny
Spisovna přejímá k uložení pouze dokumenty
skartačního znaku S na dobu s určitou skartační lhůtou. O předání dokumentů se
vyhotoví protokol, který obsahuje předávací seznam písemností a podmínky, za
kterých lze do dokumentů nahlížet.
Dokumenty jsou do spisovny předávány zásadně v původních obalech (pořadače,
desky). Každá ukládací jednotka musí být označena štítkem s těmito údaji:
a) původce - název organizace
b) útvar, na kterém dokumenty vznikly
c) obsah ukládané jednotky
d) rok vzniku
e) skartační znak
K předávaným dokumentům vyhotoví likvidátor nebo pověřený pracovník organizace předávací seznam. Vedoucí Spisovny při přejímání dokumentů provede kontrolu jejich kompletnosti podle předávacího seznamu a prověří, zda jsou ukládací jednotky řádně označeny a označení odpovídá skutečnému obsahu.
Evidence dokumentů a jejich ukládání
Předávací seznamy jsou základní evidenční pomůckou ve Spisovně. Za řádné a bezpečné uložení dokumentů odpovídá vedoucí Spisovny.
Zapůjčování dokumentů
Nahlížet do dokumentů uložených ve Spisovně je povoleno pouze:
a) původcům dokumentů a jejich právním nástupcům, popřípadě likvidátorům,
b) státním orgánům, které v souvislosti s plněním svých úkolů potřebují do
dokumentů nahlédnout.
Zapůjčovat dokumenty mimo Spisovnu je možno jen výjimečně v naléhavých
případech a za podmínek zaručujících ochranu dokumentů a na dobu předem
stanovenou podle účelu nahlížení. Vypůjčovatel je povinen zabezpečit ochranu
dokumentů před poškozením nebo ztrátou a dodržet určený termín vrácení.
Zapůjčení dokumentů ze spisovny je evidováno
Skartační řízení
Skartačním řízení se rozumí souhrn pracovních úkonů prováděných při vyřazování dokumentů u kterých uplynula skartační lhůta
A – (archiválie) označuje dokumenty trvalé
hodnoty, které jsou navrženy k trvalé úschově v archivu,
V – (výběr) označuje dokumenty, které jsou znovu posouzeny (S nebo A)
S – (stoupa) označuje dokumenty bezvýznamné, které budou po uplynutí
skartační lhůty navrženy ke zničení.
Spisovna přebírá do své péče zásadně písemnosti skartačního znaku S.
Vedoucí Spisovny vypracuje skartační návrh a žádá původce o odsouhlasení.
Po obdržení souhlasného vyjádření zajistí vedoucí Spisovny:
a) předání dokumentů skupiny S do sběru, popřípadě se písemnosti zničí vlastními prostředky
b) předání případných archiválií Státnímu oblastnímu archivu
